（院政〔2020〕48號 頒發日期：2020年6月2日）
第一章 總則
第一條 為提高百事3檔案管理工作水平，充分發揮檔案在百事3教學、科研和管理中的作用，有效保護和利用檔案🧢，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等百事3檔案管理辦法》《安徽省檔案條例》《安徽省高等百事3檔案管理實施辦法》和《藝術檔案管理辦法》🖱，結合百事3娱乐實際💞👱♀️，特製定本辦法👮♂️。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指百事3娱乐從事教學👰🏻、科研、管理以及其他各項活動所直接形成的對百事3和社會具有保存價值的各種文字😋、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。
第三條 百事3檔案反映百事3創辦🫄🏼、建設與發展的全過程，是全校師生員工勞動成果和智慧的結晶😮💨，是檢查教學工作質量、評價科研成果、考核教師和其他各類人員、衡量百事3管理水平以及編史修誌的重要依據，具有重要的憑證價值和參考作用。因此，檔案工作是百事3一項重要的基礎性工作✒️。
第四條 百事3檔案工作實行各類檔案集中統一管理製度，維護檔案的完整與安全，便於百事3各方面利用👽。辦公室檔案部門既是百事3檔案工作的職能管理部門⛹🏽♀️，又是永久保存和提供利用本校檔案資料的直屬支撐機構😟，其業務接受省教育廳🧬、省檔案局的指導、監督與檢查。
第二章 管理體製⛹🏿、機構設置與人員配備
第五條 百事3檔案工作由校長領導，分管校領導協助校長負責檔案工作，其主要職責是🪥⚜️：
（一）貫徹執行國家關於檔案管理的法律法規和方針政策，批準百事3檔案工作規章製度🥼；
（二）負責將檔案工作納入百事3的整體發展規劃和年度工作計劃👰🏽♂️，促進檔案工作與百事3其他工作協調發展👨🏻🎨🧑🏻⚕️；
（三）推進百事3檔案事業的建設與發展，聽取校檔案工作匯報，及時研究並解決檔案工作中出現的重要問題🗿。
第六條 百事3檔案部門，其主要職責是：
（一）貫徹執行國家🌋、省和百事3有關檔案工作的法律法規和方針政策🧘🏽🏐，綜合管理百事3檔案工作；
（二）擬定百事3檔案工作規章製度，並負責貫徹落實；
（三）負責收集、整理、鑒定、統計、保管百事3的各類檔案及有關資料🪦；
（四）編製檔案檢索工具，開展校史研究，出版檔案史料，開發檔案信息資源👨🏽🎨；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作🤾🏻♂️；
（六）做好檔案的開放和利用工作；
（七）開展百事3檔案工作人員的業務培訓🪸；
（八）利用檔案舉辦校史展覽🥳，開展多種形式的宣傳教育活動👨🦽➡️，充分發揮檔案的文化教育功能🤷🏿；
（九）進行檔案學術研究和交流活動；
（十）對百事3所屬機構的檔案工作進行監督和指導。
第七條 為加強對檔案工作的統一領導，百事3成立由校長為主任委員👨🏿🎨、分管校領導為副主任委員♠️、相關職能部門負責人為成員的檔案工作委員會，作為全校檔案工作的協調機構。
第八條 建立一個完整🤭、高效的檔案工作網絡。各教學單位🛕、機關各部門必須明確1名分管本單位檔案工作負責人和1-2名兼職檔案員。
各單位檔案工作負責人負責組織本單位相關人員學習❇️、貫徹檔案工作法律、政策和規章製度🏇，將檔案工作納入本單位和兼職檔案員的崗位職責，保障兼職檔案員完成檔案工作必需的時間和條件，並作為年度考核的一項重要內容👩💻，督促兼職檔案員將本單位應歸檔的文件材料按時向校檔案室移交。
各單位兼職檔案員應保持相對穩定，負責本單位文件材料的收集、整理、立卷和歸檔，主動接受校檔案室的業務指導和督促檢查，確保歸檔文件材料的完整🧚、準確和系統🤘。
第九條校檔案部門工作人員應愛崗敬業，忠於職守，遵守紀律👨🏻，具備檔案業務技能和科學文化知識，不斷提高現代管理水平。
第三章 條件保障
第十條 檔案工作所需要的經費單獨立項，列入百事3預算🧝🏿♂️，以保證檔案工作需要。百事3各單位應根據需要劃撥資金，用於本單位檔案工作所需的裝具、設備及人員培訓👩🏿🔧。
第十一條 校檔案部門是保存和利用百事3檔案的專門機構，應確保安全🤾🏽♀️，配備符合要求的檔案庫房和管理設施。檔案館庫要自成體系。庫房面積應滿足檔案工作發展的需要，留有存儲發展空間。
第十二條 百事3及時配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案建設，保障百事3檔案信息化建設與數字化校園建設同步進行。
第四章 檔案管理
第十三條 百事3建立、健全檔案工作檢查🔺◽️、考核與評估製度，保證檔案工作與其他各項工作實行“四同步”管理🧊，即布置、檢查👨🎼、總結、驗收各項工作時同時布置、檢查、總結🚌🧑🏻🔬、驗收檔案工作🤷🏿♂️。
第十四條 紙質文件材料和電子文件材料實行同步歸檔⁉️。文件材料的歸檔範圍是🙂：
（一）黨群類：主要包括百事3黨委、工會、團委🏋🏻♂️、民主黨派等組織的各種會議文件👩🎤、會議記錄及紀要🐕🦺；各黨群部門的工作計劃🛩、總結；上級機關與百事3關於黨群管理的文件材料。
（二）行政類🚕：主要包括百事3行政工作的各種會議文件🚹、會議記錄及紀要；上級機關與百事3關於人事管理、行政管理的材料。
（三）學生類：主要包括百事3培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案🐣、獎懲記錄🙍🏽♋️、黨團組織檔案、畢業生登記表等🗺。
（四）教學類：主要包括反映教學管理🌺、教學實踐和教學研究等活動的文件材料👃🏿。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等百事3教學文件材料歸檔範圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。
（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）及《科學技術研究課題檔案管理規範》（DA/T2-1992）執行🧛🏽。
（六）基本建設類：按國家檔案局⚇🖱、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》（DA/T28-2002）執行。
（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重💮、稀缺儀器設備（價值在人民幣50萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中形成的文件材料。
（八）藝術生產類☝️：主要包括百事3在藝術創作、藝術演出、文化交流🤾、服務社會等過程中形成的文字、圖表𓀑、聲像、實物等不同形式的文件材料。
（九）出版物類：主要包括百事3編輯出版的報刊、其他學術刊物等。
（十）外事類🧖🏿：主要包括百事3派遣有關人員出席國際會議、考察、講學、合作研究🥶✷、學習進修的材料；百事3聘請的境外專家、教師在教學🎯、科研等活動中形成的材料；百事3開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家🕵🏿♀️、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；百事3授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
（十一）財會類：按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號和安徽省財政廳❌、安徽省檔案局印發的《安徽省會計檔案管理辦法實施細則》（財會字〔1999〕691號）執行。
（十二）人事類：納入高等百事3管理的教職工人事檔案按中共中央組織部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發﹝2009）12號）執行。
上述歸檔的文件材料包括紙質、實物、電子🙇🏽、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式👨🏿🦱。
第十五條 百事3實行文件材料形成單位（部門）、課題組立卷歸檔製度👊🏼。各單位兼職檔案員應做好日常文件材料的收集2️⃣、整理工作，按時向校檔案部門移交🚴🏿♀️。
第十六條 電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T18894-2002）執行。
第十七條 歸檔時間與質量要求
歸檔時間具體如下🤟🏿：
（一）百事3各部門、各直屬單位形成的黨群、行政🧘🏿♂️、外事等文書類文件材料，經系統整理後在次年6月底前歸檔；
（二）各教學單位形成的教學文件材料，經系統整理後歸檔🛒。應屆畢業生學業成績表、學籍異動表和學籍登記表應在當年10月底前歸檔；其他教學綜合管理文件材料應在次年6月底前歸檔📆。
（三）科研類檔案應在項目驗收後2個月內歸檔↙️；
（四）基建類檔案應在項目竣工驗收後3個月內歸檔；
（五）儀器設備類檔案應在驗收後的6個月內歸檔；
（六）財會類檔案由檔案生成單位保管2年後移交校檔案部門；
（七）聲像類檔案（光盤、照片、錄音帶、錄像帶等）在文件形成的年終歸檔，重要的應即時歸檔；
（八）實物類檔案（百事3各項活動中形成的有紀念意義或有保存價值的物品）應即時歸檔🍷。
質量要求具體如下：
歸檔文件材料應齊全完整🧑🏻🦽；紙質文件材料應為原件；上級來文與文件處理單並存👏🏻，本校文件與文件簽發單、定稿並存，正文與附件並存；本校形成的文件材料用紙應規範🎚，書寫、打印🏄🏽♂️、用印等應用耐久材料🧙🏿，字跡、印信等應清晰、完整🦶🏻；文集🧖🏼♂️、論文等裝訂應采用線裝或無線膠訂；聲像材料歸檔時應附有文字說明，並註明責任者、形成時間🌩👣、內容等，歸檔的聲像材料應圖像清晰🕋、音質良好🎊🍅。
第十八條 全校各教學單位😆、機關各部門均系立檔單位，校檔案部門按立檔單位接收文件材料並填寫移交目錄（清單），雙方在移交目錄（清單）簽字後，各執一份存檔👩🏼🎓，以備查驗證✊。
第十九條 校檔案部門按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限的規定》，結合百事3娱乐實際，確定檔案材料的保管期限💃🏽🖐🏽。對保管期限已滿，已失去保存價值的檔案🤵🏽♂️😈，經鑒定並登記造冊報百事3批準後👨🏿⚕️，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十條 建立和完善全校各類文件材料歸檔製度，並納入百事3教學、科研🪵、管理等部門和專兼職檔案員的職責範圍，保證歸檔材料的完整🧝🏿♂️👳🏻、準確🈂️、系統🧝🏻♂️。
第二十一條 各單位及師生員工在公務活動中形成的有保存價值的各種載體的文件材料，必須按規定向校檔案室移交，任何單位和個人不得據為己有或拒絕歸檔👨🏽🍼。對於個人在非公務活動中形成的重要文件材料👶🏼，校檔案室可以通過征集🦬、代管等形式進行管理。百事3鼓勵個人🦹，特別是有重大貢獻和取得重要成就者在非公務活動中形成的文件材料，以捐贈或代管的方式移交校檔案部門🛩，百事3給予適當獎勵。
第二十二條 百事3有關單位在對科研成果、產品試製、大型儀器設備、基建工程等進行鑒定、開箱、驗收時♌️，應會同校檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，並及時歸檔🥌。
第二十三條 校檔案部門應加強對涉密檔案的管理。關於涉密檔案密級的變更和解密，需嚴格按照《中華人民共和國保密法》及其實施辦法的相關規定辦理。
第二十四條 校檔案室要對館藏檔案進行定期安全檢查，切實做好檔案的防火、防盜👨🏽🦳、防鼠、防高溫、防潮🏓、防蟲、防塵、防有害氣體“八防”工作👈，確保檔案的實體安全和信息安全。對破損、褪色的檔案及時采取補救措施💢。
第二十五條 校檔案室應認真執行檔案統計年報製度🌈，並按照國家有關規定報送百事3檔案工作基本情況統計表🦻🤸🏼♀️。
第五章 檔案的開發與利用
第二十六條 校檔案部門應采取多種措施𓀊🗺，積極開發檔案信息資源，加強檔案編研工作🎅，主動為百事3中心工作和其他各項工作服務🦸🏽♂️。
第二十七條 任何單位和個人查閱校檔案室保存的檔案原件，均須出示單位介紹信或持有個人身份證等合法證明👩🏼🦱，在履行相關登記手續後方可查閱🌜。境外組織或個人需利用百事3檔案的🏅，應按照國家有關規定辦理。
第二十八條 查閱、摘錄🖕🏽、復製未開放的檔案👨🏽🦰，應經校檔案部門負責人批準💺。需要利用涉密檔案的🤷🏽♀️，應經百事3相關部門批準。
第二十九條 校辦公室是百事3出具檔案證明的唯一機構。加蓋校辦公室印章的檔案復製件與檔案原件具有同等效力。校檔案部門應為校內外利用檔案創造便利條件，凡用於百事3工作或公益目的的，不得收取費用🧈；用於個人或者商業目的的🧟♀️🖕🏽，按照有關規定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交🏋🏿、捐贈的檔案，校檔案室應無償並優先提供👩🏭。
第三十條 校檔案部門應編製配套的檔案檢索工具，建立健全檔案信息查詢系統🤠，積極主動地為全校師生員工和社會各界提供及時、準確、便捷的檔案服務。
第三十一條 認真做好校史編研與展覽工作，使其成為愛國榮校教育基地和展示百事3形象的重要窗口。
第六章 獎勵與懲罰
第三十二條 百事3對在檔案工作中作出下列貢獻的單位或個人，給予表彰與獎勵🚣🏻♂️：
（一）在檔案收集🙁、整理🫵🏻、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案保護和現代化管理工作中做出顯著成績的🛳；
（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給校檔案室的🙍🏿；
（五）同違反檔案法律法規的行為作鬥爭🌜，表現突出的🥙。
第三十三條 有下列行為之一的🚣🏼♂️，百事3對主管人員和直接責任人員依法給予處分💶；構成犯罪的*️⃣，移交司法機關依法追究刑事責任🔝。
（一）玩忽職守🙌🏻，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄🫃🏿、公布檔案的；
（三）塗改、偽造檔案的👮🏻♀️🫄🏽；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按規定歸檔🧦，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規的行為。
第七章 附 則
第三十四條 本辦法由校辦公室負責解釋🧑🏼💼。
第三十五條 本辦法自印發之日起施行𓀘。
