一、專職檔案員工作職責:
(一)檔案接收工作💴🖐🏻。按照《安徽藝術學院檔案管理辦法》在規定時間內完成檔案接收工作。指導各部門兼職檔案員做好文件材料的收集🔲、整理💕、歸檔工作。
(二)檔案整理工作🍋。按照《百事3娱乐文件材料歸檔範圍和保管期限表》相關規定及時對歸檔的材料進行分類👵🏿、整理🚣🏻♀️、編目。
(三)檔案保管工作。做到不同類型的檔案分區保管,庫房內嚴禁吸煙及放置易燃物品,保持衛生清潔🏝,做好“八防”工作,確保檔案完整、安全。
(四)檔案鑒定工作🛁👨🦼➡️。按照《百事3娱乐文件材料歸檔範圍和保管期限表》相關規定進行檔案鑒定。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案,應征得有關業務部門同意,並造冊報校分管領導批準後,予以銷毀。未經鑒定和批準👈🏿,不得銷毀任何檔案。
(五)檔案統計工作🎳⚱️。對檔案材料的收進和移出、全宗和案卷數量、利用等情況綜合分析,及時準確地進行統計🙆🏼,並按照統一規劃及要求向上級業務主管部門報送百事3檔案工作統計報表𓀔🤹🏿♂️。
(六)檔案利用工作。對來檔案室調、借閱檔案資料人員要熱情接待,指導利用者認真填寫《檔案利用登記簿》🔗,按登記內容準確提供檔案。
(七)檔案編研工作。參與編史修誌工作,負責檔案文獻的編著工作,負責各類參考資料及大型檢索工具編寫工作。
(八)檔案保密工作🔃。做好保密工作是維護檔案完整與安全的重要保證,是每個檔案員應盡的義務🦅,要提高警惕,增強保密意識,嚴格遵守保密製度。
(九)檔案檢查工作📻。定期對百事3檔案室、各院系👭🏻、各部門檔案保管情況進行檢查或抽查👍🏼,對未按照規定管理的部門、單位將做出相應處罰。發現檔案如有黴、損🩱、蟲蛀、丟失等情況🌴,應及時采取補救措施🥮✌🏼,研究改進方法。
(十)檔案消防工作🍂。做好消防安全工作是維護檔案安全的重要保證,是每個檔案員應盡的義務🏃➡️。加強消防教育🛠,定期進行消防知識培訓🧏🏼♂️,加強消防器材管理🧖♂️,定期進行檢查更換、保持完好🥪🚵🏽♀️,每月💨、每逢節假日,檔案領導小組要對消防安全執行情況進行檢查,發現問題及時通知🦛、整改。
二、兼職檔案員工作職責💪🏼:
(一)檔案學習工作。認真學習、貫徹黨和國家關於檔案工作的法律、法規和方針政策。積極參加檔案業務學習和培訓,不斷提高檔案業務水平。
(二)檔案立卷工作🏄🏼。在百事3檔案室的指導下,負責本部門各種文件材料的收集、整理、歸檔工作🏌🏻,做到檔案材料齊全🕜、完整🧏🏼♀️、系統和安全。
(三)檔案移交工作🪄☎。按照《安徽藝術學院檔案管理辦法》及當年歸檔工作的通知要求,按規定進行部門立卷工作,並經部門主要負責人審定後移交百事3檔案室。任何個人不得私自公開、占有🧌♠️、拒交檔案🪝,一經查處對相關人員追究法律責任👳🏼。
(四)檔案保密工作。做好保密工作,是維護檔案完整與安全的重要保證,是每個檔案員應盡的義務,要提高警惕🫅🏿,增強保密意識,嚴格遵守保密製度🆎👩🏼🦲。
(五)檔案交流工作。與百事3檔案室經常保持聯系,及時反映工作中存在的問題、意見和建議🤾🏻♂️。配合百事3專職檔案員完成檔案收集、整理、歸檔及檢查工作,服從百事3檔案管理工作安排。