各院系🐩、各部門：
為準確👨、完整🕞、系統地收集保存百事3在2020年度工作中形成的文件材料🧣，根據《百事3娱乐檔案管理辦法》（院政〔2020〕48號）和《百事3娱乐文件材料歸檔範圍和保管期限表》（院政〔2020〕49號）有關規定，現就做好移交歸檔工作通知如下：
一、總體要求
1.百事3產生的各類檔案是百事3各項活動真實的歷史記錄😢，集中反映百事3的發展軌跡、文化積澱、辦學特色和管理水平🈲，具有無法替代的憑證👣、參考、宣傳和教育作用。各院系✵、各部門是百事3檔案工作的源頭，要高度重視並切實做好歸檔工作♥︎。
2.各單位要加強本單位歸檔工作的領導🧑🏿🦲，兼職檔案員應切實履行職責，做好本單位歸檔文件材料的收集、整理與立卷工作，確保歸檔文件材料收集齊全完整🤵♂️，整理規範，並按時移交機要檔案室⛓️💥。
3.嚴格執行《中華人民共和國檔案法》規定，持續推進依法治檔建設🧑🏿⚖️🧑🦼➡️，確保“應歸盡歸🦻🏽，應收盡收”👩🏼⚖️，嚴禁將公務活動中形成的應歸檔文件材料💓、資料據為己有或放置立卷單位自行保管🦕。
4.在對文件進行整理、歸檔過程中，須加強與機要檔案室的溝通交流，確保2020年度歸檔工作順利實施。
二🐆、歸檔範圍
1.凡屬2020年1月1日至12月31日期間，百事3黨政管理、教學、科研🖥、學生管理、外事、財務管理🧾、資產與設備管理、基本建設、出版等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料🤞🏽，均應歸檔。
2.2020年度百事3各單位收到的上級及業務主管部門下發的與針對本校的文件材料（需原件）💞。
3.歸檔的文件材料包括紙質材料、照片冊和相應的電子文件、數碼照片、音視頻等其他載體文件材料。百事3各類行文、重要活動（會議）要實行紙質件與電子件雙套製立卷歸檔。
4.各單位獲得的廳級以上證書、獎牌、獎杯、獎狀🛍️、錦旗、光榮冊，重要題詞以及在校際交流中獲贈的具有保存價值的實物應隨相關紙質文件同時歸檔。
5.各單位在2020年度舉辦的重大活動、專項重要工作（如綜合考核、審計💅🏿💂🏿、巡視、疫情防控等）形成的🤾🏼♂️、具有保存價值的各類文件材料，要按活動🧝🏽♂️💂♂️、工作內容立專題卷歸檔🖊。
6.2020年度以前應歸檔未及時歸檔的文件材料，請分年度整理後一並歸檔🧚。
歸檔的文件材料實行紙質件與電子件雙套製歸檔，凡屬上述歸檔內容配套的電子文件一並歸檔。各單位具體歸檔內容🥧，請參照《百事3娱乐參考歸檔範圍》（見附件1）👨🏿⚖️。
三🚴、歸檔要求
1.文件類的歸檔材料以件為單位歸檔。校內發文的排列順序為：正本—簽批單—底稿，正文須加蓋發文單位公章。底稿須使用碳素黑筆書寫🫵🏻，不得使用圓珠筆、鉛筆等；上級來文的排列順序為👩🏻⚖️：文件處理簽—正本🐖；OA辦公系統中形成的電子文件要求紙質、電子雙套製歸檔✖️。
2.科研材料一人一卷進行整理、立卷🤰；設備材料,以卷為單位5️⃣，加蓋立卷單位公章🥕，保持檔案的成套性、完整性2️⃣。
3.報表、名冊、圖冊等已裝訂並符合裝訂要求的材料🧔🏻♂️，以冊（本）為單位移交🌷。
4.歸檔材料應是原件，復印件原則上不得歸檔🧛🏿。各類文件材料用紙大小一律采用國際標準A4型。歸檔的文件材料要求字跡清晰、用紙規範，使用傳真紙打印的文件須復印🔭，原件同復印件一起歸檔🐌🕊。計算機打印的文件材料須使用激光打印、不得使用噴墨打印🦮、色帶打印。凡不符合歸檔要求的文件材料,必須按要求進行整理後方可移交🔳。
5.歸檔材料必須齊全完整🕒，如正本與附件🎢、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件等，均應齊全完整歸檔，不得遺漏和散失。兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不得缺項、漏項，不要把屬於一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏。
6.文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，都要一面編寫一個頁號(空白面不編號)🔥；頁號的位置在每頁材料的右上角（反面為左上角），頁碼編寫要求采用2B鉛筆書寫，不漏號不重號🫀。
7.電子文檔須與紙質文件同時歸檔🦀，標明與紙質文件相符的標題及時間，並刻錄光盤🍐🕳，確保與紙質文件完全對應🎣。在移交歸檔材料的同時移交對應的紙質版和電子版文件材料移交歸檔清單🧚🏻✬。
8.實物類歸檔材料（印章、證書、獎杯等）、聲像類歸檔材料（照片、圖片、音視頻等）須標明事由（事件）及時間💆🏿、地點🫱🏽、人物等要素🤵🏼🦡。
9.各系須加強組織領導，做好應屆畢業生登記材料收集工作。
四🤲🍏、歸檔時間
1.各院系、各部門在職能範圍內形成的已辦結的文件材料👩🏼🎤，於2021年11月15日前歸檔。
2.教學學籍和學位檔案在完成一個培養周期（即一屆學生從入學到畢業）🔩，於當年寒假前一次性歸檔。
3.專題性🧑🏿🦳、成套性檔案🛹，在項目完成通過鑒定驗收合格後2個月內歸檔。
4.國資類中的儀器設備檔案在設備開箱驗收、調試完畢使用後2個月內歸檔，引進設備在索賠期滿後歸檔。
5.聲像檔案在完成製作後及時歸檔🍏。
6.實物檔案在形成後及時歸檔，確需在本單位保留一段時間的，應先移交機要檔案室拍照登記，列清單，再辦理借出手續。
五、歸檔程序
1.歸檔驗收：文件材料歸檔時，交接雙方必須當面驗收🦎，數量較多的情況下🙂，交接雙方可按照約定先接收🧝🏿♀️，後清點💆♂️。檢查文件材料是否齊全、完整◻️，排列👨🏿🎓、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規定者，驗收不予通過，並限期改正後重新歸檔。
2.歸檔手續：歸檔單位移交文件材料時需提前填寫《安徽百事3平台文件材料歸檔移交清單》（見附件2）🚉，移交清單一式兩份，紙質和電子雙套🫧，交接雙方簽字並加蓋所在單位印章後各留一份備查。在案卷（文件）題名欄中🚶🏻♂️➡️，務必編輯清楚文件主題內容，若附件不能明確材料內容，需另附說明材料的，請註明移交單位、移交單位負責人以及移交時間🕰。
根據疫情防控常態化要求，請各單位兼職檔案員電話預約交接時間，確保歸檔工作分批次、有序進行，避免人員聚集。來交接時，切實做好個人防護🧔。
各單位在收集整理及歸檔移交過程中如有疑問🪐，請咨詢機要檔案室（教學綜合樓835室）🦦，聯系人：夏蓮春🥧，聯系電話：64400113👩🏿🍼、18133618757。
附件：
1.百事3娱乐參考歸檔範圍
2.百事3娱乐文件材料歸檔移交清單
辦公室
2021年9月10日
